Soirée FoSDUB!

Hello les gars,

Voici le PV que nous a envoyé Leroy après la réunion où grand Quent et moi on a vu les autorités de l'ULB:

« Bonjour,
Suite à notre réunion de ce matin je me permets de vous transmettre un récapitulatif des points discutés pour votre activité prévue le 23/04 (voir document en annexe
-->Soirée festive et musicale organisée par le Foscup et musicale le 23/04 de 16h00 à 03h00 (à convenir)
-->Lieu : Plaine (pelouse NO) ou Solbosch : à déterminer le plus rapidement possible
Points Sécurité
- Prévoir des gardes (5 pour le Solbosch - 7 pour la Plaine) - coût important (1500-1700 euros)
- Accès /filtrage : accès libre ? coût ? prévente ?
- Public : problème s'est posé les années précédentes (circulation de drogue, nuisances diverses, dégradations..)
Si l'activité se déroule à la Plaine : public cumulé avec le TD de la Jefke (+/- 1000 pers Jefke- 300-400 activité Foscup--> à risque), campus très ouvert (difficulté de limiter l'accès, le nombre)
Si sur Solbosch l'event serait localisé sur l'ancienne Agora (filtrage nécessaire également en délimitant la zone)
- Prévoir toutes les assurances ad hoc (responsabilité civile) tel Valérie Pagnan (2300) service assurance ULB
Points techniques
- Toutes les installations (scène, bar etc..) doivent être conformes et validés par les services internes (SIPP, Infra..) et organismes extérieurs (pompiers)
- Prévoir un poste Croix-Rouge (obligatoire)
- Fournir un plan à l'échelle reprenant toutes les installations ( plans auprès de M. Belkadi 2616)
- Si vente de nourriture, boissons (fournir la liste des commerces ambulants, conformités avec les normes AFSCA)
- Gobelets réutilisables : auprès de l'ACE + avec Alexandra Demoustiez (3025)
Etant donné le dossier peu fourni et la date rapprochée de l'évènement une date de réunion a été fixée le 9/4 à 10h00 (même localisation : salle de réunion de la SG)
Je demande aux organisateurs de fournir pour cette date un dossier descriptif + plan en fonction des recommandations et demandes émises lors de cette réunion aux responsables cités (si event à la plaine : M. Hallot, M. Casterman ; si Solbosch : Mme Dupont , M. Friedmann)
Avec mes meilleures salutations »

Suite à ça on s'est vu dans l'après-midi avec les trois Quent, Mils et moi. On s'est disrtibué les missions suivantes :

QUENT : - se renseigner sur le prix des gardes plus précisément

quent : - checker les magasins généraux de l'ULB pour louer la camionnette pendant 3 jours.
- faire signe à Hallot pour l'installation éléctrique ainsi qu'à BTV pour qu'on connaisse les contraintes dues à une telle installation
- point croix rouge

Quent : - s'occuper du plan d'implantation avec M. Belkadi
- checker la paradis pour la nourriture

Mils : - se renseigner auprès d'oxfam pour l'éco event
- voir avec la commune pour les barrières nadar et les rallonges

Vince : - checker l'ACE pour le td et les gobelets ainsi que Alexandra Demoustiez
- se renseigner auprès des gens de la vinicole pour leur plancher
- s'occuper de prendre une assurance responsabilité civile pour l'évènement

De ça il est déjà ressorti plusieurs choses :

QUENT : - estime le prix à une bonne centaine d'euro par heure pour les gardes (130€ si ma mémoire est bonne).

quent : - a eu une réponse de Hallot et doit maintenant voir avec Quent pour le plan d'implantation puisque la borne électrique doit en faire partie.
- Il a également réservé la camionnette pour les trois jours, il faut qu'on trouve un bon vert.
- Et il attend des nouvelles de la croix rouge mais on a peut-être un plan moins cher.

Quent : - nous a trouvé la possibilité de commander des sandwiches et que nous les vendions

Vince : - pour l'assurance il faut apparemment que je vois si notre ASBL CUBE a déjà un contrat avec une compagnie d'assurance et à ce moment là
voir avec eux
- les gobelets il suffit de passer les prendre à l'ACE, on doit juste leur rembourser la différence s'il en manque quand on leur rend
- la plancher on peut le prendre chez Mon Beau château Gonflable, c'est 3€/m², à mon avis on en prend 16

Mils on t'a pas vraiment croisé pour en parler depuis donc je ne sais pas où ça en est.

L'idéal serait qu'on se réunisse demain parce qu'il nous reste encore pas mal de choses à faire et tout doit être fait avant la réunion de mardi matin.

Yo vous êtes vachement efficace les gars!!! respect!

moi je sais pas être là demain, je pars 3 jours en suisse pour mon mémoire. Mais après je suis dispo

Mais quel bordel! Vous gérez de vous en occuper

En attaché le plan d'implantation FosDUB +/- à l'échelle. Dites-moi si il manque qqchose d'important !

Non c'est nickel. Il nous reste à avoir des nouvelles de la croix rouge et des pompiers et tout sera parfait pour mardi matin avec les autorités de l'ULB.

Croisons les doigts, sinon bon travail les gars!

Je kiffe le plan

Bon donc comme je l'ai dis à tout le monde par sms, c'est GO pour la FoSDUB!

Seulement, il reste pleins de choses à faire (petites et grandes).

Pour finaliser l'organisation avec les autorités de l'ULB il nous manque:
- le nouveau plan d'implantation (l'évènement se déroulera sur la parking finalement et pas sur les pelouse du NO) --> Quent c'est pour toi et moi
- prévenir les logements étudiants (Massart) --> QUENT
- commander des barrières nadar en plus --> Mils
- prévenir une agence de dépannage de voiture --> ???
- voir ce qu'il en est du TD avec l'ACE --> moi
- voir ce qu'il en est pour les poubelles avec Demoustiez --> Mils
- mettre BTV en contact avec Hallot à partir de lundi --> quent et moi
- faire le flyer à mettre sur les voitures du parking --> Quent
- réserver les gardes de sécu via la surveillance générale --> QUENT

Après, pour l'évènement même, et là on aura besoin de la participation de tout le monde:
- aller choper les gobelets réutilisables auprès de l'ACE (EDIT: 1000)
- mettre des flyers sur toutes les voitures du parking tous les jours à partir du 15 pour prévenir de ce qu'on fait le 23 et que le parking n'est donc pas accessible, peut-être en mettre aussi dans les boites aux lettres des logement étudiants pour les prévenir
- lundi, mardi et mercredi il y aura plein de trajets à faire avec la camionnette de l'ULB pour aller chercher le matos et le ramener (du 22 au 24) donc avis au foscupiens en droit de conduire: quent, Quent, Roxane, Oscar et Mils (ya 70 barrières nadar à aller chercher/ramener à la commune, ca va être fun!)
- acheter des softs, énormément de glace, du matos de nettoyage (gants, balais, pelles, sacs)
- contacter la sécu de l'ulb pour savoir si on peut leur prendre des chaines et des cadenas pour les barrières nadar la nuit de mardi à mercredi

Et surement pleins d'autres petites choses auxquelles on n'a pas encore pensé.

De plus, le bar et les tickets seront vendus tout au long de l'event (fin des tickets vers 1h, fin des boissons vers 1h30) donc ça veut dire qu'on va tous devoir bosser et surtout, il faudra qu'on soit tous en état de nettoyer à 2 heure du matin! Si c'est dégueulasse le lendemain, on va de nouveau se faire lyncher par l'ULB et justement cette année le but est de leur montrer qu'on gère.

On doit donc aussi faire très attention aux nombres de gens qui vont se pointer. Ce qui veut dire pas de promotion de l'event sur facebook, uniquement le bouche à oreille et on en parlera à la jam mardi. Si ya beaucoup plus de gens que ce qu'on leur a annoncé (400 personnes), ils vont croire qu'on les a de nouveau pris pour des cons et ça c'est pas bon.

Bon blocus/bonnes vacances à tous

EDIT:
- le nouveau plan d'implantation (l'évènement se déroulera sur la parking finalement et pas sur les pelouse du NO) FAIT
- prévenir les logements étudiants (Massart) --> FAIT
- commander des barrières nadar en plus FAIT
- prévenir une agence de dépannage de voiture --> FAIT
- voir ce qu'il en est du TD avec l'ACE --> FAIT
- voir ce qu'il en est pour les poubelles avec Demoustiez --> Mils
- mettre BTV en contact avec Hallot à partir de lundi --> FAIT
- faire le flyer à mettre sur les voitures du parking FAIT
- réserver les gardes de sécu via la surveillance générale --> FAIT

Faudrait qu'on fasse une liste des taches à faire pour les 3 prochains jours et qu'on sache les disponibilités des parmanents.